Panel Ustawień
Co dają ustawienia systemu?
Aby asystent mógł skutecznie obsługiwać Twoich klientów, musisz przekazać mu pewne informacje o Twojej firmie. Służy do tego intuicyjny Panel Ustawień. Pamiętaj, każda wprowadzona tam zmiana zmienia zachowanie asystenta błyskawicznie!
- Dane firmy: Zdecyduj o nazwie i adresie – asystent wykorzysta je, żeby pokierować klientów i samemu się przedstawić podczas odbioru telefonu.
- Ustawienia Usług: Lista tego, co dokładnie robisz (np. "strzyżenie męskie", "wymiana klocków"). Regulujesz dzięki nim przewidywany czas wykonywania zadań w swoim wbudowanym kalendarzu.
- Godziny otwarcia: Całkowita kontrola nad grafikiem. Asystent nie umówi nikogo po regulaminowym zamknięciu.
Zawsze możesz zmienić zdanie: Jeśli np. omija Cię spadek dostępności, zmieniasz ustawienia – asystent natychmiast uzna nowe rygory pracy.
Imidż
Własne imię asystenta
Ty decydujesz, pod jakim imieniem występuje Twój wirtualny pracownik na linii. W panelu ustawień możesz wpisać wybrane imię, aby ocieplić początek rozmowy z dzwoniącym do Ciebie klientem.
- Rekomendacja: Asystent powinien przedstawiać się od razu po podniesieniu wirtualnej słuchawki, np. "Dzień dobry, mówi Ania z salonu XYZ, w czym mogę pomóc?". Użycie naturalnego, polskiego imienia sprawia, że rozmowa będzie dla klienta znacznie przyjemniejsza.
Zrób test! Po skonfigurowaniu, zadzwoń testowo na numer przypisany do swojego asystenta, żeby na własne ucho sprawdzić, jak jego powitanie brzmi z perspektywy klienta.
Ważne
Jak uczyć asystenta nowych rzeczy?
Asystent świetnie rozumie ludzką mowę, ale nie czyta w myślach. Jego skuteczność zależy od tego, jak dokładnie i precyzyjnie opiszesz mu zasady panujące w Twojej firmie. Asystent czyta tę instrukcję na żywo podczas rozmowy z klientem.
- Zawsze wypisuj odpowiedzi na najczęstsze pytania od Twoich klientów (np. "Gdzie w okolicy można zaparkować?", "Czy można płacić kartą?").
- Dodaj ważne wyjątki i zakazy, na które klient może wpaść (np. "Nie wymieniamy opon w motocyklach", "Nie przyjmujemy dzieci poniżej 12 roku życia").
- Podaj proste informacje o dostępności, np. opisz jak wygląda wejście do budynku.
Wskazówka: Unikaj "wodolejstwa". Klienci rozmawiający przez telefon potrzebują szybkich, krótkich konkretów. Wpisuj krótkie zasady od myślników, zamiast długich, poetyckich tekstów promujących Twoją firmę.
Zarządzanie wizytami
Umawianie klientów i kalendarz
Zawsze Odbieram posiada wbudowany kalendarz, do którego asystent ma wgląd w czasie rzeczywistym. Nigdy nie umówi dwóch klientów na tę samą godzinę i nie zaprosi klienta na dzień, w którym zamknąłeś firmę.
- Ramy czasowe: Asystent nigdy nie zaproponuje terminu przed godziną otwarcia ani po zamknięciu salonu/warsztatu.
- Gdy klient prosi o konkretny termin, który jest już u Ciebie zajęty (bo pracujesz), asystent grzecznie przeprosi i sprawdzi najbliższe inne dni lub godziny, proponując alternatywę (np. "Niestety 15:00 w czwartek jest już zajęta, ale widzę, że mam dla Pana wolne miejsce o 16:30. Zapisać?").
Gdy klient umówi się na wizytę z asystentem, informacja ta natychmiast pojawia się na Twoim telefonie – w aplikacji mobilnej Zawsze Odbieram. Otrzymasz wygodne powiadomienie PUSH.
Odbieranie
Jak przekierować połączenia?
Aby asystent działał, nie musisz podawać klientom nowego numeru telefonu! Wystarczy, że ustawisz u swojego operatora (np. Play, Orange, T-Mobile) przekierowanie warunkowe na numer przypisany do Twojego asystenta (który znajdziesz w Panelu).
- Kiedy nie odbierasz: Jeśli klient do Ciebie dzwoni, a Ty nie odbierzesz po kilku sygnałach (np. po 15 sekundach), połączenie trafia bezpośrednio do asystenta AI.
- Kiedy rozmawiasz z kimś innym (linia zajęta): Jeżeli prowadzisz inną rozmowę, kolejny dzwoniący klient zamiast słyszeć "abonent jest zajęty", dodzwoni się do asystenta.
- Kiedy masz wyłączony telefon lub jesteś poza zasięgiem: Asystent może odebrać wszystkie zaległe próby kontaktu.
Ustawienie przekierowania warunkowego zazwyczaj wykonuje się jednym krótkim kodem wpisywanym na klawiaturze telefonu (tzw. kod MMI) – np. **61*NUMER_ASYSTENTA#, ale precyzyjna instrukcja różni się w zależności od operatora komórkowego.
Finanse
Płatności, abonament i faktury VAT
Nasze usługi są dostępne w elastycznym, opłacanym z góry systemie subskrypcji. Wszystkie sprawy formalne załatwisz bardzo łatwo po zalogowaniu na stronie.
- W ramach wykupionego pakietu (np. Starter) otrzymujesz od razu dużą paczkę wliczonych minut na rozmowy oraz jasno określone limity planu, takie jak liczba jednoczesnych połączeń i maksymalny czas pojedynczej rozmowy. Obecnie Starter obejmuje maks. 7 minut na rozmowę, a Premium maks. 15 minut.
- Jeżeli wykorzystasz cały pakiet przed końcem miesiąca, nie martw się – asystent nie przestanie odbierać telefonów! Twoi klienci będą dalej umawiani, a minuty zrobione ponad pakiet zostaną doliczone do Twojej miesięcznej faktury ze stawką podaną w Cenniku. Twoje zużycie sprawdzisz w panelu.
- Wszystkie faktury VAT w formacie PDF są zawsze automatycznie tworzone i gotowe do bezpłatnego pobrania w zakładce "Płatności". Będą tam dostępne bez terminu ważności.
Opłaty pobierane są automatycznie z Twojej karty. Jeśli płatność się nie powiedzie (np. skończyła się ważność karty), masz kilka dni na dodanie nowej, aby usługa nadal działała poprawnie.
Platformy Dostępowe
Gotowa aplikacja w przeglądarce komputerowej lub smartfonie
Zawsze Odbieram to jedno potężne narzędzie, z którego możesz korzystać dowolnie - logując się na komputerze przez przeglądarkę WWW (gdzie łatwo obsłużyć płatności lub podejrzeć cały dzień ułożony w szerszym kalendarzu) oraz instalując naszą aplikację na smartfon, która ułatwia bieżącą pracę w ruchu.
- Panel z komputera (Przeglądarka Webowa): Rewelacyjne do zarządzania swoimi ustawieniami czy usługami z użyciem fizycznej klawiatury. Żadnego wpisywania na małym ekranie telefonu.
- Szczegóły rozmów w smartfonie: W apce na telefon widzisz po każdym telefonie od asystenta podsumowanie w formie przejrzystej notatki i natychmiast możesz wcisnąć guzik "Odsłuchaj", by posłuchać autentycznego nagrania, jak Twój asystent dogaduje się z klientem.
- Szybkie komendy głosowe (Asystent Kalendarza): Stoisz nad autem, masz brudne ręce albo właśnie czeszesz kogoś w salonie? Aplikacja posiada dyktafon! Wystarczy z niego skorzystać, mówiąc: "Zrób przerwę między 14:00, a 16:00" a panel wpisze blokadę sam i nie udostępni klientom Twojego wolnego czasu po powrocie.
Kwestie Prawne
RODO i umowy
Przetwarzamy dane Twoich klientów w 100% z poszanowaniem prawa i prywatności. Dbamy o to, by wszystko było dla Ciebie jasne.
- Powierzenie danych (Umowa RODO): Przed uruchomieniem usług automatycznie przedstawimy Ci w panelu niezbędną umowę powierzenia, którą w imieniu swojej firmy wygodnie i bezpiecznie zaakceptujesz online, aby zgodnie z prawem przetwarzać numery telefonów i nagrania klientów.
- Rezygnacja i usuwanie danych: Ponieważ działamy w oparciu o miesięczny abonament, w każdej chwili możesz wyłączyć autoodnawianie w sekcji „Płatności”. Co więcej, z poziomu menu „Ustawienia -> Pomoc” możesz w dowolnym momencie wymusić całkowite i bezpowrotne usunięcie konta oraz wszystkich danych historycznych po upływie opłaconego okresu.
