REGULAMIN ŚWIADCZENIA USŁUG DROGĄ ELEKTRONICZNĄ (B2B SaaS)

Aplikacja i usługa "ZawszeOdbieram"

Wersja: 1.0 | Data: 2026-02-14

1. Postanowienia ogólne

1.1. Niniejszy Regulamin określa zasady świadczenia przez neuralstack.pl Tomasz Wańczyk usługi typu SaaS pod nazwą "ZawszeOdbieram" ("Usługa") oraz zasady korzystania z aplikacji mobilnej iOS (a w przyszłości Android) ("Aplikacja").

1.2. Usługa jest przeznaczona wyłącznie dla przedsiębiorców w rozumieniu art. 43(1) Kodeksu cywilnego. Korzystanie z Usługi przez konsumentów jest niedozwolone i może skutkować odmową świadczenia Usługi lub rozwiązaniem Umowy. [Opcjonalnie: jeżeli dopuszczasz konsumentów, należy przygotować osobny tryb i pouczenia].

1.3. Regulamin stanowi regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną w rozumieniu ustawy z 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (Uslude).

1.4. Zawarcie umowy o świadczenie Usługi ("Umowa") następuje z chwilą akceptacji Regulaminu w Aplikacji oraz aktywacji konta Użytkownika. Szczegółowe warunki rozliczeń i funkcjonalności wynikają z wybranego planu subskrypcyjnego.

1.5. Aktualna wersja Regulaminu jest dostępna w Aplikacji oraz pod adresem: https://zawszeodbieram.pl.

2. Definicje

"Aplikacja" - aplikacja mobilna ZawszeOdbieram oraz powiązane oprogramowanie i komponenty backendowe Dostawcy.
"Asystent AI" - moduł Voice AI odbierający połączenia i prowadzący rozmowę na podstawie konfiguracji Użytkownika.
"Użytkownik" - przedsiębiorca korzystający z Usługi (klient Dostawcy).
"Klient Końcowy" - osoba dzwoniąca do Użytkownika (np. klient warsztatu, gabinetu).
"Dane Użytkownika" - dane osobowe i firmowe Użytkownika oraz osób działających w jego imieniu.
"Dane Klientów Końcowych" - dane osobowe Klientów Końcowych pozyskane w trakcie połączeń (np. numer telefonu, nagranie, treść rozmowy).
"Subskrypcja" - odpłatne prawo korzystania z Usługi w okresie rozliczeniowym.
"Subprocesor" - podmiot przetwarzający dane osobowe w imieniu Dostawcy (np. dostawcy chmury, telekomunikacji, AI).

3. Zakres Usługi

3.1. Usługa polega na udostępnieniu Użytkownikowi m.in.:
(a) dedykowanego numeru telefonicznego lub możliwości ustawienia przekierowania połączeń na numer obsługiwany przez Asystenta AI;
(b) prowadzenia rozmów z Klientami Końcowymi przez Asystenta AI;
(c) obsługi rezerwacji terminów poprzez integrację z kalendarzem/terminarzem Użytkownika (w zależności od konfiguracji);
(d) udzielania informacji w oparciu o bazę wiedzy skonfigurowaną przez Użytkownika;
(e) zbierania leadów i przesyłania Użytkownikowi powiadomień z podsumowaniem rozmowy;
(f) funkcji konfiguracji głosowej (dyktowanie oferty) i generowania ustawień Asystenta AI.

3.2. Dostawca może wprowadzać aktualizacje i zmiany funkcjonalne w ramach rozwoju Usługi. Zmiany istotne dla sposobu korzystania z Usługi będą komunikowane Użytkownikowi z wyprzedzeniem co najmniej 14 dni, chyba że zmiana wynika z powodów bezpieczeństwa lub przepisów prawa.

3.3. Usługa nie jest usługą telekomunikacyjną w rozumieniu Prawa komunikacji elektronicznej - Dostawca korzysta z infrastruktury zewnętrznych operatorów (np. Twilio). Jakość i dostępność połączeń może zależeć od tych dostawców oraz od sieci operatora Klienta Końcowego.

3.4. Usługa nie jest przeznaczona do obsługi połączeń alarmowych (112/999/998/997).

3.5. W przypadku udostępnienia Użytkownikowi dedykowanego numeru telefonicznego, Użytkownik przyjmuje do wiadomości, że numer ten jest we władaniu i pozostaje zarejestrowany na dane Dostawcy (u operatora telekomunikacyjnego). Użytkownik otrzymuje wyłącznie techniczne prawo do korzystania z numeru w obrębie Usługi na czas trwania Umowy, bez prawa do przeniesienia (portingu) numeru do innej sieci.

4. Wymagania techniczne

4.1. Do korzystania z Usługi wymagane są: (a) urządzenie mobilne z systemem iOS (a w przyszłości Android), (b) aktywne łącze internetowe, (c) aktualna wersja Aplikacji.

4.2. Dostawca może określić minimalne wymagania wersji systemu operacyjnego. Brak aktualizacji Aplikacji może skutkować ograniczeniem funkcji lub brakiem dostępu.

5. Konto, onboarding i konfiguracja

5.1. Konto tworzone jest na podstawie adresu e-mail oraz identyfikatora uwierzytelniania (np. Firebase Auth). Dostawca może stosować weryfikację numeru telefonu.

5.2. Użytkownik odpowiada za prawdziwość danych firmowych (w tym nazwy firmy) oraz za aktualność informacji przekazywanych Asystentowi AI (cennik, godziny pracy, zasady rezerwacji, wyjątki - np. święta).

5.3. Konfiguracja głosowa polega na nagraniu wypowiedzi Użytkownika i jej transkrypcji na tekst. Użytkownik powinien unikać podawania w trakcie konfiguracji danych osobowych osób trzecich oraz informacji objętych tajemnicą zawodową.

5.4. Użytkownik ponosi odpowiedzialność za ustawienia przekierowania połączeń na numer Asystenta AI oraz za zgodność tych ustawień z umowami z operatorem i przepisami prawa.

6. Zasady korzystania i niedozwolone wykorzystanie

6.1. Użytkownik zobowiązuje się korzystać z Usługi wyłącznie w celach zgodnych z powszechnie obowiązującym prawem, dobrymi obyczajami i Regulaminem.

6.2. Zabronione jest w szczególności:
(a) wykorzystywanie Usługi do bezpośredniego lub pośredniego ułatwiania, inicjowania czy udziału w popełnianiu przestępstw (w tym obrót substancjami zabronionymi, np. narkotykami, a także pranie brudnych pieniędzy, handel materiałami wybuchowymi czy oszustwa finansowe);
(b) przetwarzanie danych szczególnych kategorii (np. danych o zdrowiu) w ramach Usługi bez zawarcia odrębnego porozumienia i wdrożenia dodatkowych zabezpieczeń;
(c) obchodzenie limitów planu, próby ingerencji w kod lub infrastrukturę;
(d) dostarczanie treści obraźliwych, propagujących nienawiść lub naruszających dobra osobiste innych osób.

6.3. Dostawca może niezwłocznie zawiesić świadczenie Usługi i zablokować konto Użytkownika, a także ze skutkiem natychmiastowym rozwiązać Umowę w razie uzasadnionego podejrzenia naruszenia prawa. W przypadku wykrycia, że z wykorzystaniem Usługi dochodzi do popełnienia przestępstw (np. handlu narkotykami), Dostawca bez względu na tajemnicę przedsiębiorstwa czy zapisy DPA bezzwłocznie udostępni wszelkie posiadane dane (tj. metadane połączeń, pełne logi, nagrania z GCS) uprawnionym organom ścigania.

6.4. Udostępniony przez Dostawcę numer służy wyłącznie do obsługi połączeń przychodzących (inbound) oraz zautomatyzowanej wysyłki powiadomień SMS, powiązanych z realizowaną usługą.

6.5. Użytkownik ponosi wyłączną i pełną odpowiedzialność za treść i charakter komunikacji (arowno głosowej, jak i SMS) prowadzonej przez Asystenta AI w ramach udostępnionego numeru oraz za zgodność z prawem usług świadczonych za jego pośrednictwem. W razie nałożenia na Dostawcę kar finansowych lub skierowania roszczeń przez osoby trzecie (np. w związku z nieodpowiednimi lub bezprawnymi treściami przekazywanymi przez AI, spamem SMS, lub charakterem działalności Użytkownika), Użytkownik zobowiązuje się zwolnić Dostawcę z odpowiedzialności i pokryć w całości wynikające stąd szkody (indemnizacja).

7. Subskrypcja, płatności i rozliczenia

7.1. Usługa jest odpłatna, chyba że Dostawca przewidzi okres próbny, plan bezpłatny lub udostępni Użytkownikowi dedykowany kod rabatowy obniżający opłatę częściowo lub w całości (w tym kody zewnętrznych operatorów, np. Stripe).

7.2. Płatności realizowane są przez zewnętrznego operatora płatności (np. Stripe). Dostawca nie przechowuje pełnych danych kart płatniczych. Dostawca przetwarza jedynie identyfikatory transakcji i status subskrypcji.

7.3. Subskrypcja odnawia się automatycznie na kolejne okresy rozliczeniowe, o ile Użytkownik nie zrezygnuje (anuluje autoodnawianie) przed końcem aktualnego okresu rozliczeniowego za pośrednictwem Panelu Klienta w Aplikacji.

7.4. Dostawca może stosować limity w ramach planu (np. liczba minut, liczba połączeń, liczba integracji). Po przekroczeniu limitów Użytkownik może wykupić pakiet dodatkowy lub przejść na wyższy plan. Na dzień publikacji niniejszej wersji Regulaminu obowiązują następujące pakiety i zasady naliczania opłat: Pakiet Starter: 99 PLN netto/m-c (40 min, 50 SMS w cenie, 1,49 PLN netto za min ponad limit). Pakiet Premium: 249 PLN netto/m-c (100 min, 100 SMS, 500 wiadomości WhatsApp w cenie, 1,19 PLN netto za min ponad limit)..

7.5. Faktury i paragony: Dostawca wystawia faktury w formie elektronicznej. Zgodnie z najlepszymi praktykami SaaS i procesami operatora płatności (Stripe), Użytkownik uzyskuje bezpośredni dostęp do własnego modułu rozliczeń (Panel Klienta / Billing Portal). Dokumenty księgowe (w tym faktury VAT) nie są domyślnie rozsyłane proaktywnie na adres e-mail - Użytkownik oświadcza, że może je w dowolnym momencie wygenerować i pobrać samodzielnie ze swojego Panelu Klienta. Użytkownik wyraźnie akceptuje taki sposób wystawiania i udostępniania e-faktur (zgodnie z przepisami o VAT).

8. Własność intelektualna i licencje

8.1. Prawa autorskie do Aplikacji i Usługi przysługują Dostawcy lub jego licencjodawcom.

8.2. Dostawca udziela Użytkownikowi niewyłącznej, nieprzenoszalnej licencji na korzystanie z Aplikacji i Usługi w zakresie niezbędnym do prowadzenia działalności gospodarczej Użytkownika, na czas trwania Umowy.

8.3. Użytkownik zachowuje prawa do treści dostarczonych przez siebie (np. opisy ofert, cenniki). Użytkownik udziela Dostawcy licencji na wykorzystanie tych treści w celu świadczenia Usługi (w tym do przetwarzania przez modele AI w toku realizacji rozmowy) wyłącznie w tym celu.

8.4. Dostawca nie wykorzystuje Danych Klientów Końcowych ani treści rozmów do trenowania modeli AI w rozumieniu uczenia na zbiorach danych, chyba że Użytkownik wyrazi na to odrębną, wyraźną zgodę w formie aneksu / ustawienia opt-in (zalecane: domyślnie wyłączone).

9. Odpowiedzialność

9.1. Użytkownik przyjmuje do wiadomości, że Asystent AI działa na podstawie algorytmów rozpoznawania mowy, modeli językowych oraz konfiguracji wprowadzonej przez Użytkownika. Ze swojej natury systemy AI mogą generować odpowiedzi błędne, niekompletne lub nieadekwatne (w tym błędnie zrozumieć wypowiedź Klienta Końcowego).

9.2. Usługa ma charakter asystencki. Użytkownik jest zobowiązany do weryfikacji ustaleń dokonanych przez Asystenta AI (w szczególności: terminów rezerwacji, zakresu usługi, cen, danych kontaktowych), a odpowiedzialność za relacje z Klientami Końcowymi (w tym za wykonanie usługi, reklamacje, zwroty kosztów, odszkodowania) ponosi wyłącznie Użytkownik.

9.3. Dostawca nie jest stroną stosunku prawnego pomiędzy Użytkownikiem a Klientem Końcowym i nie ponosi odpowiedzialności wobec Klientów Końcowych. W razie kierowania roszczeń przez Klienta Końcowego, Użytkownik zobowiązuje się zwolnić Dostawcę z odpowiedzialności i pokryć uzasadnione koszty obrony Dostawcy (indemnizacja), o ile roszczenia wynikają z działania lub zaniechania Użytkownika, jego konfiguracji, treści przekazanych do Asystenta AI albo z natury działania AI.

9.4. Odpowiedzialność Dostawcy wobec Użytkownika z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania Umowy jest ograniczona do szkody rzeczywistej (damnum emergens) i do łącznej kwoty równej opłatom zapłaconym Dostawcy przez Użytkownika za ostatnie 3 miesiące przed zdarzeniem wywołującym szkodę. Ograniczenie nie dotyczy szkody wyrządzonej umyślnie.

9.5. W maksymalnym zakresie dopuszczalnym przez prawo wyłącza się odpowiedzialność Dostawcy za utracone korzyści, szkody pośrednie oraz szkody wynikające z:
(a) błędów rozpoznawania mowy, zakłóceń połączeń, niedostępności operatora;
(b) błędnych lub nieaktualnych danych skonfigurowanych przez Użytkownika;
(c) podania przez Klienta Końcowego nieprawdziwych danych;
(d) przetwarzania danych szczególnych kategorii podanych dobrowolnie przez Klienta Końcowego mimo ostrzeżeń.

9.6. Reklamacje: Użytkownik może zgłaszać nieprawidłowości na adres zawszeodbieram@neuralstack.pl. Zgłoszenia obsługiwane są w godzinach wsparcia: Dni robocze, 9:00 - 17:00. Dostawca rozpatrzy reklamacje w terminie 14 dni roboczych. W razie awarii krytycznej Dostawca podejmie działania zgodnie z SLA (Załącznik 1).

10. Dostępność Usługi i SLA

10.1. Dostawca dokłada starań, aby zapewnić ciągłość działania Usługi, jednak nie gwarantuje nieprzerwanej dostępności.

10.2. Szczegółowe parametry SLA (czas reakcji, planowane przerwy serwisowe) określa Załącznik 1, o ile jest stosowany dla danego planu.

11. Ochrona danych osobowych (RODO) - role i podział odpowiedzialności

11.1. W zakresie Danych Użytkownika, Dostawca działa co do zasady jako administrator danych (np. dane konta, rozliczenia) - szczegóły w Polityce Prywatności.

11.2. W zakresie Danych Klientów Końcowych (nagrania, transkrypcje, dane rezerwacji), co do zasady Użytkownik jest administratorem, a Dostawca - podmiotem przetwarzającym (procesorem). Warunki powierzenia przetwarzania określa Umowa Powierzenia (Załącznik 3).

11.3. Użytkownik zobowiązuje się zapewnić spełnienie obowiązków informacyjnych wobec Klientów Końcowych, w tym poinformować o korzystaniu z Asystenta AI i ewentualnym nagrywaniu rozmów. Dostawca udostępnia ramowy materiał pomocniczy dotyczący komunikatu i klauzuli (Załącznik 4).

11.4. Użytkownik ponosi odpowiedzialność za legalność podstawy przetwarzania danych Klientów Końcowych (w tym nagrywania rozmów), w szczególności gdy prowadzi działalność regulowaną (np. usługi medyczne, finansowe).

12. Poufność

12.1. Strony zobowiązują się zachować w poufności informacje stanowiące tajemnice przedsiębiorstwa drugiej Strony.

12.2. Obowiązek poufności nie dotyczy informacji publicznie dostępnych ani ujawnionych na podstawie obowiązku prawnego.

13. Rozwiązanie Umowy

13.1. Umowa zawierana jest na czas nieoznaczony (subskrypcja odnawialna), chyba że plan przewiduje inaczej.

13.2. Użytkownik może wypowiedzieć Umowę w każdym czasie ze skutkiem na koniec okresu rozliczeniowego.

13.3. Dostawca może wypowiedzieć Umowę z zachowaniem 30-dniowego okresu wypowiedzenia, a w przypadku rażącego naruszenia Regulaminu - ze skutkiem natychmiastowym.

13.4. Po rozwiązaniu Umowy Dostawca usunie lub zwróci dane zgodnie z DPA i polityką retencji, chyba że przechowywanie jest wymagane przepisami prawa. Referencyjne okresy retencji operacyjnej na dzień publikacji niniejszego Regulaminu wynoszą: Nagrania: 30 dni, Logi: 30 dni.

14. Zmiany Regulaminu

14.1. Dostawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn (np. zmiana prawa, zmiany technologiczne, zmiany dostawców).

14.2. O zmianie Regulaminu Dostawca poinformuje Użytkownika z wyprzedzeniem co najmniej 14 dni. Brak akceptacji zmiany uprawnia Użytkownika do wypowiedzenia Umowy ze skutkiem na koniec okresu rozliczeniowego.

15. Postanowienia końcowe

15.1. Prawem właściwym dla Umowy jest prawo polskie. Spór rozstrzygany będzie przez sąd powszechny właściwy dla siedziby Dostawcy (o ile bezwzględnie obowiązujące przepisy nie stanowią inaczej).

15.2. Integralną częścią Regulaminu są Załączniki:
Załącznik 1 - SLA (opcjonalnie)
Załącznik 2 - Podmioty wspierające świadczenie Usługi
Załącznik 3 - Umowa powierzenia przetwarzania danych (DPA)
Załącznik 4 - Ramowa klauzula informacyjna i komunikat dla dzwoniących
Załącznik 5 - Polityka prywatności

15.3. Regulamin wchodzi w życie z dniem 03.03.2026 r.

Załącznik 1 - Zasady obsługi zgłoszeń i dostępność (SLA Best Effort)

A. Dostępność: Dostawca dokłada najwyższej staranności, aby zapewnić ciągłą i nieprzerwaną dostępność Usługi (dążąc do rynkowego standardu mniejszego występowania awarii). Wskaźniki dostępności i odpowiedzialność nie obejmują awarii po stronie dostawców infrastruktury telekomunikacyjnej (np. Twilio), dostawców wykorzystywanych w aktualnym stosie Voice AI (Vapi.ai, OpenAI, Microsoft Azure, ElevenLabs) oraz usług chmurowych, za które Dostawca nie ponosi bezpośredniej odpowiedzialności.

B. Przerwy serwisowe: planowane przerwy mogą wystąpić w godzinach 22:00-06:00 czasu polskiego; Dostawca w miarę możliwości poinformuje z wyprzedzeniem.

C. Klasyfikacja incydentów i czasy reakcji:
- Krytyczny (całkowity brak możliwości odbierania połączeń przez Asystenta AI wynikający z wewnętrznej awarii Dostawcy): reakcja w miarę możliwości do następnego dnia roboczego (Next Business Day).
- Wysoki (istotna degradacja, brak wybranej funkcji takiej jak integracja kalendarza): reakcja do 2 dni roboczych.
- Standard (błędy niekrytyczne, pytania, wnioski o wsparcie operacyjne): reakcja do 5 dni roboczych.

D. Środki zaradcze: Usługa w podstawowym modelu abonamentowym ma charakter "best effort". W przypadku braku dostępności Usługi w wyylacznje winy Dostawcy (z wyłączeniem zaplanowanych przerw serwisowych oraz awarii dostawców zewnętrznych), trwającej nieprzerwanie przez ponad 48 godzin w miesiącu rozliczeniowym, Podstawowym i jedynym roszczeniem przysługującym Użytkownikowi jest prawo do wypowiedzenia Umowy ze skutkiem natychmiastowym. Dostawca wedle własnego uznania punktowo może przyznać jednorazowe przedłużenie subskrypcji lub darmowe pule minut w drodze rekompensaty, jednak ma to charakter wyłącznie dobrowolny.

Uwaga: Powyższe zasady nie stanowią gwarancji dostępności opatrzonej karami umownymi, a odzwierciedlają organizacyjny standard wsparcia przyjętego w usłudze B2B SaaS.

Załącznik 2 - Podmioty wspierające świadczenie Usługi

Dostawca korzysta z następujących podmiotów wspierających świadczenie Usługi (lista wymaga aktualizacji w zależności od konfiguracji):

Google Cloud Platform / Firebase - hosting, baza danych (Firestore), uwierzytelnianie (Auth), funkcje backendowe.
Vapi.ai - orkiestracja połączeń i logika rozmów Voice AI.
OpenAI - model językowy wykorzystywany do obsługi rozmowy.
Microsoft Azure - transkrypcja mowy (speech-to-text).
ElevenLabs - synteza mowy (text-to-speech).
Twilio / Vonage - infrastruktura telekomunikacyjna (numeracja i powiązane usługi, w zależności od konfiguracji).
Stripe - obsługa płatności i subskrypcji.

Dostawca może dodawać lub zmieniać te podmioty. O istotnych zmianach dotyczących subprocesorów Użytkownik będzie informowany zgodnie z DPA.